ETIKA KANTOR

BAB II
LANDASAN TEORI

2.1 ETIKA KANTOR DALAM PRAKTEK
Di kantor berlaku apa yang disebut “hierarki”, yaitu pejabat-pejabat yang bertingkat-tingkat panagkat kedudukannya. Disamping itu ada pegawai-pegawai yang telah lama masa kerjanya, yang mendapat penghormatan istimewa. Pertama-tama hormat harus ditujukan kepada para pimpinan atau para sesepuh.
Banyak orang mengetahui perbedaan antara yang baik dan yang tidak baik menurut undang-undang, harus jujur, tidak curang, dan sebagainya. Namun demikian selalu timbul masalah-masalah yang sukar diketahui garis pemisah antara baik dan buruk, dalam hubungan pribadi ataupun hubungan resmi.
Mungkin ada orang yang bersikap tidak baik, karena dia tidak sadar akan hal itu. Misalnya berapa kali anda mendengar obrolan tentang urusan pribadi seseorang atau cerita seorang rekan yang bertingkah laku aneh
Oleh sebab itu etika dalam kantor memberikan petunjuk kepada kita supaya memperlakukan siapa saja dengan cara yang baik dan sikap yang pantas.
2.2 ETIKA DALAM BERBICARA
1) Etika Berbicara
Berbicara adalah mengeluarkan, menyusun kata-kata secara teratur melalui lisan sehingga dapat dimengerti oleh lawan bicaranya. Faktor utama dalam berbicara adalah bahasa. Dari bahasa tersebut mempengaruhi pula etika dan aturan bicara.
Dalam berbicara, ada beberapa hal yang harus diketahui
• Bicara harus menatap lawan bicara
• Suara harus jelas terdengar

• Menggunakan tata bahasa yang baik
• Jangan menggunakan nada suara yang tinggi
• Pembicaraan mudah dimengerti
2) Yang harus dihindari dalam pembicaraan
Hal-hal yang harus dihindari dalam pembicaraan
• Membicarakan kejelekan orang lain
• Membicarakan hal yang sensitif
• Memotong pembicaraan orang lain
• Mendominasi pembicaraan
• Banyak membicarakan diri sendiri
2.3 ETIKA BERPAKAIAN
Tiada kesan tanpa penampilan yang baik. Penampilan yang baik tercipta dari pakaian yang kita pakai. Bagaimana mendapatkan citra yang baik :
1) Memakai pakaian dengan ukuran yang pas
2) Usahakan pakaian rapi dan tidak kedodoran
3) Usahakan model pakaian yang sopan
4) Pilih warna yang tidak menyolok
5) Pilih model pakaian yang tidak terlalu kuno
2.4 ETIKA MENGGUNAKAN TELEPON
Siapapun sudah tau cara menggunakan dan berbicara di telepon. Karena benda yang satu ini memang sangat familiar di antara alat komunikasi lainnya. Tetapi, meskipun berbicara di telepon itu mudah, ada etika dan aturan tersendiri. Anda tidak bisa langsung 'nyerocos' ini itu begitu ada nada 'hallo' di seberang sana.

Sekalipun Anda bukan operator telepon, Anda perlu mengetahui aturan dalam bertelepon. Karena apapun pekerjaan Anda, pasti tak terlepas dari urusan telepon Berikut ini etika bicara di telepon, baik dalam menelepon maupun 'menerima' telepon.

Menelepon
- Ucapkan salam begitu telepon diangkat di seberang sana. Misalnya 'selamat pagi', 'selamat siang', dst. Jangan sampai ketika telepon diangkat Anda langsung pada pembicaraan, seperti "Saya mau membicarakan masalah utang piutang dengan...." Kalau Anda melakukannya Anda bisa dicap tidak sopan.

- Setelah mengucapkan salam, sebutkan identitas diri Anda dengan jelas lalu kemukakan keinginan Anda untuk berbicara dengan orang yang Anda tuju. Misalnya "Saya Rina dari PT. Angin Ribut, bisa bicara dengan Ibu Shanty di bagian billing...?" Jangan langsung 'menuduh' "Ini Ibu Shanty ya..?"

- Ucapkan terima kasih jika Anda disuruh menunggu. Jangan menggerutu atau ingin buru-buru, misalnya "Cepetan ya penting nih..!" Jika ternyata orang yang Anda cari tidak ada di tempat, sampaikan keinginan Anda untuk meninggalkan pesan. Sebelumnya tanyakan dulu "Apakah saya bisa meninggalkan pesan..?. Jika bisa, beritahukan pesan Anda dengan jelas. Jangan lupa sebutkan identitas diri Anda sekali lagi, seperti nama, nomor telepon, dan alamat kantor. Kemudian ucapkan terima kasih dan salam untuk mengakhiri pembicaraan.

Menjawab Telepon
- Ucapkan salam begitu Anda mengangkat telepon. Jangan mengangkat telepon setelah lebih dari tiga kali deringan. Kemudian sebutkan nama Anda dan perusahaan. Misalnya, "Selamat siang, PT. Angin Ribut dengan Dewi, bisa saya bantu?"

- Bila si penelepon menanyakan keberadaan orang lain, tanyakan terlebih dulu siapa namanya sebelum Anda memberitahukan keberadaan orang yang dicarinya. Seperti, "Maaf dengan siapa saya bicara..?"

- Bila orang yang dituju tidak ada di tempat, beritahukan dengan sopan dan tawarkan padanya untuk meninggalkan pesan. "Maaf Pak Agil sedang tidak ada di tempat. Anda mau meninggalkan pesan..?" Jika ia meninggalkan pesan, catat isi pesannya dengan jelas. Jangan pernah lupa mencatat nama dan nomor telepon si penelepon.
- Pastikan si penelepon percaya bahwa Anda akan menyampaikan pesannya dengan baik. "Saya akan segera sampaikan pesan Anda.." Kemudian ucapkan salam ketika mengakhiri pembicaraan.

Pada intinya usahakan untuk selalu sopan dalam berbicara di telepon. Kita harus ingat, meskipun tidak bertatap muka secara langsung, dari nada dan cara Anda bicara di telepon, orang akan mudah membaca karakter Anda
2.5 HAL-HAL YANG PERLU DIHINDARI DI KANTOR
a. Membentuk klik (kumpulan; golongan) yang secara sadar membelakangi rekan-rekan baru; artinya segolongan yang membela kepentingan mereka sendiri.
b. Tidak masuk kantor dengan alasan “sakit” padahal hanya ingin bermalas-malas saja di rumah.
c. Bergegas-gegas pulang pada waktu tutup kantor, sedangkan selalu datang terlambat.
d. Sering memakai telepon kantor untuk urusan pribadi.
e. Pulang sebelum waktunya, karena kebetulan hari itu sang majikan tidak di tempat.
f. Tempat kerja selalu dimanfaatkan untuk mengobrol.
g. Bersikap menjilat ke atas dan mendepak ke bawah.
h. Selalu menunda-nunda pekerjaan yang seharusnya segera dapat diselesaikan
i. Boros memakai alat-alat.
j. Segan merawat mesin-mesin atau alat-alat kantor yang dipercayakan kepada anda.
k. Melakukan hal-hal yang tidak termasuk tugas kantor, seperti mengisi teka-teki silang, menulis surat pribadi, bertamu ke bagian lain tanpa suatu urusan.
l. Bersikap acuh tak acuh terhadap publik.


2.6 HUBUNGAN DI TEMPAT KERJA
2.6.1 HUBUNGAN DENGAN ATASAN
Atasan adalah manusia biasa yang bisa sekali waktu baik disengaja maupun tidak sengaja melakukan kesalahan dengan melanggar aturan dan prosedur perusahaan.
Untuk itu, apa saja yang harus diperhatikan dalam hal ini :
1) Hormat kepada setiap atasan
2) Mintalah saran dan petunjuk agar dapat berkomunikasi dengan atasan
3) Usahakan tidak membuat kecewa atasan
4) Berikan masukan dan saran secara bijak
5) Jangan spontan menolak perintah atasan
6) Jangan membuat malu atasan
2.6.2 HUBUNGAN DENGAN TEMAN SEKERJA
Teman sekerja adalah segala-galanya. Pekerjaan akan berhasil baik, apabila sudah terbangun sistem kerja sama yang kondusif.
Kiat sederhana agar diri kita dihormati oleh teman sekerja :
1) Jangan menganggap teman sebagai pesaing, tetapi mitra kerja
2) Kembangkan kebiasaan saling membantu
3) Kembangkan kebiasaan saling mengingatkan
4) Usahakan tidak terjadi konflik
5) Kembangkan kebiasaan diskusi sehat
6) Jangan menjatuhkan teman dihadapan atasan
2.6.3 HUBUNGAN DENGAN BAWAHAN
Bawahan adalah komponen yang tak terpisahkan dari keseharian Anda, bahkan dalam banyak hal Anda sangat bergantung kepadanya.
Ada tipe-tipe kepemimpinan yang dapat kita pelajari bersama agar kita menjadi atasan yang juga seorang pemimpin yaitu :
1) Hargai bawahan sebagai manusia yang bermartabat
2) Jangan terlalu menunjukkan kekuasaan
3) Bangun hubungan personal yang mesra
4) Sering-seringlah menanyakan kondisi kesehatan dan keluarganya.
5) Berilah perintah dan teguran secara bijak.